Uma das principais regras de finanças empresariais é a separação das contas da pessoa física e da pessoa jurídica.
Não é por acaso que a maior parte dos negócios que fecham por problemas financeiros misturavam as contas da empresa e dos sócios.
Sabemos o quanto é difícil gerir um negócio, mas não podemos negligenciar boas e simples práticas.
A ingerência caracterizada pela mistura de contas, quando não observada nem corrigida, dá uma percepção que a empresa não gera lucro e que o sócio não ganha nada. Além disso, em situações limite, pode gerar problemas fiscais e descaracterizar a personalidade jurídica da empresa, deixando os bens dos sócios vulneráveis ao pagamento de suas dívidas.
Há que se considerar também que, na esfera da Declaração de Imposto de Renda dos sócios, essa mistura poderá caracterizar sonegação e a provável consequência disto é o arbitramento do tributo pelo agente fiscal, que poderia ser melhor planejado pelo contador.
Às vezes não nos damos conta de que pequenas ações podem gerar enormes problemas e ainda que pareça cômodo, a mistura de contas pode levar a empresa e os sócios a uma cilada financeira.
Misturar as contas mascara o resultado da empresa, comprometendo grandemente uma das principais tarefas do empreendedor, que é entender e controlar os gastos. E não sendo possível fazer um planejamento financeiro, ficará difícil compor caixa para giro e para investimentos, sendo ainda possível que a empresa se endivide e precise utilizar dinheiro mais caro através de empréstimos.
A cegueira financeira é a pior coisa que pode existir para o empreendedor. Isso prejudica os negócios e atrapalha a tomada de boas decisões. Fazer esse controle não é tão difícil, basta priorizar essa separação e ter disciplina.
Os pontos fundamentais para que se consiga manter esse controle são manter contas bancárias separadas; ter um cartão de crédito corporativo para pequenas despesas; e definir previamente os rendimentos dos sócios e datas de pagamento.
Não utilize seu cartão pessoal ou sua conta bancária para pagar despesas da empresa ou vice-versa e, caso isso ocorra em virtude de uma situação emergencial, faça o registro do gasto corretamente, tanto no controle administrativo quanto na classificação contábil, para que a Receita Federal não interprete o fato de maneira errada e penalize arbitrariamente os envolvidos.
Defina previamente os rendimentos dos sócios. Esse é um dos mais recorrentes problemas societários, principalmente quando há sócios investidores e sócios que atuam trabalhando. Um acordo inicial que defina o que cada sócio receberá pelo seu trabalho e como será feita a divisão dos lucros pode evitar enormes problemas.
Existem três fontes de renda que um sócio pode auferir da empresa: o pró-labore, os lucros/dividendos, e os alugueis. O pró-labore é a remuneração do(s) sócio(s) e/ou do(s) administrador(es) da empresa pelo trabalho desempenhado, deve ser pago mensalmente pelos serviços prestados, tal como os salários dos empregados. O pró-labore é renda tributável, assim como os aluguéis, que podem ser auferidos pelos sócios por conta de a empresa utilizar algo seu na atividade, seja imóvel ou não (automóvel/ ferramenta/ maquinário).
As sobras da empresa são o lucro de seu negócio e podem ser distribuídos entre os sócios sem a incidência de impostos. É importante definir em contrato a periodicidade da distribuição dos lucros, não sendo boa prática fazê-lo mensalmente, pois nesse caso a Receita Federal pode entender que se trata de pró-labore desvirtuado para sonegação.
O primeiro passo na hora de realizar sua organização financeira é saber qual o lucro real do seu negócio por mês e quanto você gasta com despesas pessoais. Uma maneira eficaz de fazer isso é construir duas tabelas, individualizando em uma os gastos da empresa e na outra os seus gastos pessoais. Lembre-se que nessa conta devem entrar todas as despesas, desde a escola dos filhos aos honorários do contador de sua empresa.
O pró-labore deve ser justo e adequado a realidade do negócio. Conhecendo a situação financeira de sua empresa você deve fixá-lo em um valor que a empresa pode pagar sem comprometer as demais obrigações.
Tenha uma rotina financeira em sua empresa e conte com um contador parceiro de seu negócio. A Cervi está preparada para te ajudar a separar as contas e entender suas dificuldades de gestão, solicite um orçamento!
